Audyty i ankiety

Informacje ogólne:

Audyty i ankiety umożliwiają wykrycie błędów i niezgodności, które zaburzają funkcjonowanie organizacji. Pozwalają one uniknąć również nieprawidłowości w przyszłości. W aplikacji Sherlock Waste funkcja ta pozwala w sposób zautomatyzowany, szybki i łatwy zebrać dane od pracowników. Stworzony audyt lub ankieta dostępna jest do wypełnienia dla konkretnej grupy odbiorców w samej aplikacji.

W funkcji Audytów i ankiet istnieje możliwość:

1. Kierowania ich do konkretnej grupy pracowników,
2. Ustawienia częstotliwości ich wysyłki,
3. Tworzenia pytań jednokrotnego wybory, wielokrotnego, skali oraz list,
4. Tworzenia zadań, które są odstępstwami od przyjętych norm i wyznaczać osoby odpowiedzialne za ich skorygowanie.
5. Analizowania zebranych danych na wykresach oraz w raporcie Excel.

Funkcja audyty i ankiety jest funkcją dodatkową i dostępną po wcześniejszej konsultacji z zespołem Customer Success.

Ustawienia audytu:

Aby stworzyć audyty lub ankietę przejdź do zakładki o tej samej nazwie na pasku po lewej stronie. Następnie kliknij czerwony przycisk "Stwórz" (ustawienia dotyczące tej funkcji znajdują się w aplikacji w wersji przegladarkowej).

1. Wpisz nazwę audytu lub ankiety
2. Wybierz rodzaj audytu. Indywidualny- każda osoba wskazana w odbiorcach audytu musi go wypełnić. Grupowy- jedna osoba ze wskazanej grupy musi wypełnić audyt, aby został on zatwierdzony.
3. Wybierz grupę odbiorców. Mogą być to wszyscy w organizacji, tylko liderzy, tylko pracownicy lub wybrane osoby.
4. Wskaż właściciela audytu (osoba, która ma dostęp do ustawień audytu i wyników) oraz osobę odpowiedzialną (osoba, która zostanie przypisana do zadań wynikających z audytu).
5. Ustaw datę startu audytu oraz jego częstotliwość.
6. Opcjonalnie możesz wskazać tryb anonimowy audytu. W wynikach nie pokaże się informacja, kto z imienia i nazwiska udzielił danej odpowiedzi.
7. Rozpocznij dodawanie pytań klikając "Dodaj pytanie".

Pytania w audycie:

1. Jednokrotnego wyboru: pytanie, w których istnieje możliwość wybrania tylko jednej odpowiedzi. Dodatkowo po wpisaniu każdej z nich pojawi się znak "X" i "V". Pierwszy z nich oznacza, że odpowiedź jest niepoprawna i można w jej wyniku stworzyć zadania. Odpowiedź oznaczona "V" oznacza akceptowalną odpowiedź.
2. Wielokrotnego wyboru: pytania, w których istnieje możliwość wybrania kilku odpowiedzi. Możesz ustalić również jaka jest minimalna ilość udzielonych odpowiedzi, które spowodują, że pytanie zostanie zaakceptowane. Wystarczy w polu "akceptowalny wynik" wpisać liczbę.
3. Rozwijana lista: pytania, w którym odpowiedzi wyświetlają się w formie listy.
4. Skala: pytania, w których respondenci wyrażają swoją opinię lub oceny dotyczącej danego zjawiska za pomocą skali. W tego typu pytaniach jest możliwość ustawienia swojej rozpiętości skali oraz oznaczenia punktów skrajnych odpowiednim nazewnictwem. Dodatkowo należy też wskazać minimalny wynik, aby pytanie zostało zaakceptowane.

W każdym pytaniu istnieje możliwość, aby system od respondenta wymagał dodania zdjęcia, filmu, komentarza. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni kwadrat przy pytaniu. Można ustawić też pytanie jako nieobowiązkowe.

Wyniki w audycie:

Wyniki możesz sprawdzić kliając na liście przy odpowiednim audycie liczbę w kolumnie "Wyniki".

Wyniki możesz sprawdzić klikając w 3 kropki przy danym audycie, a następnie pobrać raport Excel.

Dodatkowe ustawienia:

klikając na pasku po lewej stronie Audyty i ankiety przejdziesz do listy wszystkich audytów w Twojej organizacji. Jeżeli jesteś właścicielem audytu możesz kliknąć w 3 kropki przy każdym z nich, a następnie pokaże się opcja:

1. Edycji- możliwość zmiany ustawień i pytań,
2. Kopiowania- możesz skopiować audyt i przekierować go do innej grupy audytorów,
3. Uruchomić tryb testowy- pozwala przejść testowo przez stworzony audyt.
4. Raporty- możliwość wygenerowania pliku Excel z danymi z audytu,
5. Archiwizuj- dezaktywacja audytu,
6. Usuń- możliwość usunięcia audytu z listy.

Wypełnianie audytu:

Wszystkim pracownikom, do których został skierowany audyt lub ankieta w czasie zgodnym z ustawieniami pokaże się on do wypełnienia w zakładce Auduty i ankiety -> Dostępne audyty i ankiety. Istnieje możliwość wypełnienia audytu na telefonie lub w wersji przeglądarkowej aplikacji.

Zadania w audycie:

Wszystkie zadania, które pojawią się w wyniku przeprowadzonego audytu i ankiety pokażą się w panelu "Działania po audytowe", który znajduje się po lewej stronie .